Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Ordernova UG (haftungsbeschränkt) Flugplatzstraße 11 55126 Mainz Deutschland Telefon: +49 176 432 59 263

2. Geltungsbereich und Rollen

Diese Datenschutzerklärung gilt für ordernova.de, unsere Kontakt- und Demoformulare, die Ordernova-Plattform, Restaurant-Webshops und Apps, Order-Management-, Admin-, POS- und API-Funktionen sowie für Integrationen mit externen Bestell-, Liefer- und Zahlungsdiensten, wenn ein Restaurant diese Funktionen nutzt oder aktiviert. Je nach Nutzung verarbeiten wir Daten als eigene verantwortliche Stelle oder als Dienstleister für ein Restaurant. Restaurants bleiben insbesondere für ihre Speisekarten, Preise, Verfügbarkeit, Zubereitung, Lieferung, Abholung, Kundenkommunikation und eigene gesetzliche Pflichten verantwortlich. Wenn ein externer Kanal wie Uber Eats, Wolt oder Lieferando eingebunden ist, gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen dieses jeweiligen Anbieters.

3. Erhobene Daten

Wir können insbesondere folgende Daten verarbeiten: • Kontakt- und Demoanfragen: Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht und Kommunikationsverlauf • Kontodaten: Benutzername, E-Mail-Adresse, Rollen, Berechtigungen, Login- und Sicherheitsinformationen • Restaurant- und Standortdaten: Restaurantname, Adresse, Öffnungszeiten, Liefergebiete, Logos, Menüs, Preise, Steuersätze, Verfügbarkeiten und Einstellungen • Kunden- und Bestelldaten: Name, Kontaktdaten, Liefer- oder Abholinformationen, Bestellpositionen, Preise, Rabatte, Zahlungsart, Zahlungs- und Bestellstatus, Notizen und Supportverlauf • POS-, Kassen- und Gerätedaten: Kassenbelege, Stornos, Rückerstattungen, Steuer- und Tagesabschlussdaten, Gerätekennungen, Drucker- und Terminalstatus sowie technische Protokolle • Integrationsdaten: Store-, Venue-, Restaurant- und Order-IDs, OAuth- oder API-Verbindungsdaten, Webhook-Ereignisse, Menü- und Verfügbarkeitsdaten, Annahme-, Ablehnungs-, Storno- und Statusmeldungen externer Kanäle • Nutzungs-, Log- und Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Zeitstempel, Browser- und Geräteinformationen, App-Version, Fehlermeldungen, Sitzungsdaten, Consent-Status und sicherheitsrelevante Ereignisse

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Daten, um unsere Website, unsere Plattform und die aktivierten Restaurantdienste bereitzustellen. Dazu gehören insbesondere: • Beantwortung von Kontakt-, Demo- und Supportanfragen • Bereitstellung eigener Restaurant-Webshops, Apps und Direktbestellungen unter der Marke des Restaurants • Annahme, Verwaltung, Statuspflege und Abrechnung von Bestellungen aus dem eigenen Store und aus aktivierten externen Kanälen • Benutzerverwaltung, Authentifizierung, Rollen- und Zugriffskontrolle • Zahlungsabwicklung, Rückerstattungen, Auszahlungen, Rechnungen, Kassenbelege, Fiskalisierung und gesetzliche Nachweise • Synchronisierung von Menüs, Verfügbarkeiten, Restaurantstatus, Bestellstatus und Betriebsdaten mit angebundenen Diensten wie Uber Eats, Wolt oder Lieferando, soweit aktiviert • Betriebssicherheit, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse, Wartung und Verbesserung unserer Dienste • Erfüllung gesetzlicher, handels-, steuer- und aufbewahrungsrechtlicher Pflichten

5. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO: • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen, zum Beispiel bei Demoanfragen, Plattformnutzung, Bestellabwicklung, Zahlungen und Support • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtungen, zum Beispiel Buchführung, Steuerunterlagen, Kassen- und Aufbewahrungspflichten • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, zum Beispiel sicherer Plattformbetrieb, Betrugs- und Missbrauchsprävention, technische Fehleranalyse, Produktverbesserung und Nachvollziehbarkeit von Integrationsereignissen • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, insbesondere für optionale Cookies, Analyse- und Marketingtechnologien oder bestimmte Kommunikationskanäle, soweit eine Einwilligung erforderlich ist

6. Externe Bestell- und Lieferkanäle

Wenn ein Restaurant externe Kanäle aktiviert, kann Ordernova Daten mit diesen Diensten austauschen, damit Bestellungen im Restaurantbetrieb verarbeitet werden können. Dazu können Uber Eats, Wolt, Lieferando / Just Eat Takeaway.com oder künftig vergleichbare Plattformen gehören. Je nach aktivierter Integration werden insbesondere Restaurant- oder Store-IDs, Menü- und Verfügbarkeitsdaten, Öffnungszeiten, Bestellungen, Bestellpositionen, Preise, Kunden- und Lieferinformationen, Statusmeldungen, Annahmen, Ablehnungen, Stornos, Rückerstattungen, Webhook-Ereignisse und technische Protokolle verarbeitet. Externe Plattformen können dabei eigene verantwortliche Stellen sein. Für deren eigene Verarbeitung gelten zusätzlich deren Datenschutzinformationen, Vertragsbedingungen und Plattformregeln.

7. Zahlungen, Kasse und Fiskalisierung

Für online bezahlte Bestellungen, Vor-Ort-Zahlungen, Rückerstattungen, Auszahlungen, Abrechnungen, Kassenbelege, Tagesabschlüsse und steuerliche Nachweise können wir Zahlungs-, Bestell-, Steuer-, Kassen- und Transaktionsdaten verarbeiten. Je nach aktivierter Funktion können Zahlungsdienstleister wie Stripe oder Adyen, Fiskalisierungsdienste wie Fiskaly, Bank- und Abrechnungspartner oder technische Dienstleister eingebunden sein. Diese Verarbeitung dient der Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention, Nachvollziehbarkeit, Buchhaltung, steuerlichen Erfüllung und Restaurantabrechnung. Gesetzlich relevante Beleg-, Kassen-, Steuer- und Abrechnungsdaten können längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen.

8. Empfänger und Dienstleister

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist, eine Rechtsgrundlage besteht oder eine gesetzliche Pflicht greift. Empfänger können insbesondere sein: • Hosting-, Datenbank-, API-, Monitoring-, Sicherheits- und E-Mail-Dienstleister • Zahlungs-, Abrechnungs-, Bank- und Fiskalisierungsdienstleister • App-, Push-, Update- und Geräteinfrastruktur, zum Beispiel für Restaurant-Apps und Order-Management-Geräte • aktivierte externe Bestell- und Lieferplattformen wie Uber Eats, Wolt und Lieferando / Just Eat Takeaway.com • Restaurants, Franchise- oder Standortbetreiber, soweit Daten für Betrieb, Erfüllung, Support oder Abrechnung erforderlich sind • Steuerberater, Behörden, Gerichte oder sonstige Stellen, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir geeignete Auftragsverarbeitungsverträge. Bei Übermittlungen in Länder außerhalb der EU oder des EWR achten wir auf eine geeignete Rechtsgrundlage, zum Beispiel Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder andere zulässige Garantien.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Kontakt- und Supportdaten speichern wir in der Regel für die Dauer der Anfrage und anschließende Nachweis- oder Verjährungsfristen. Technische Logs werden grundsätzlich kürzer gespeichert, soweit sie nicht für Sicherheit, Fehleranalyse oder Nachvollziehbarkeit benötigt werden. Bestell-, Zahlungs-, Abrechnungs-, Kassen- und steuerlich relevante Daten können nach deutschem Handels- und Steuerrecht regelmäßig bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. Danach löschen oder anonymisieren wir Daten, soweit keine weitere Rechtsgrundlage besteht.

10. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie insbesondere folgende Rechte: • Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten • Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten • Löschung personenbezogener Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder andere Rechtsgrundlage entgegensteht • Einschränkung der Verarbeitung • Datenübertragbarkeit • Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen • Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft • Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie unseren E-Mail-Kontakt oder das Kontaktformular nutzen. Wenn Daten im Auftrag eines Restaurants verarbeitet werden, können wir die Anfrage an das zuständige Restaurant weiterleiten oder gemeinsam mit diesem bearbeiten.

11. Cookies & Analysen

Unsere Website kann technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden, um den Dienst bereitzustellen und Ihre Cookie-Auswahl zu speichern. Google Tag Manager und optionale Marketing- oder Analysefunktionen wie Meta Pixel setzen wir nur ein, soweit eine erforderliche Einwilligung vorliegt. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen über das Cookie-Banner auf unserer Website verwalten. Restaurant-Apps, Order-Management-, Admin- und POS-Funktionen verwenden statt Website-Cookies typischerweise technische App-, Geräte-, Sitzungs- und Sicherheitskennungen, soweit sie für Anmeldung, Betrieb, Support und Sicherheit erforderlich sind.

12. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS/TLS), Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, sichere Authentifizierung, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Backups, Monitoring und regelmäßige Überprüfung unserer Systeme. Die Maßnahmen werden entsprechend Risiko, Stand der Technik und Art der Verarbeitung weiterentwickelt.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich unsere Dienste, Integrationen, Anbieter, gesetzlichen Anforderungen oder technischen Abläufe ändern. Die aktuelle Version ist stets unter ordernova.de/privacy-policy verfügbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir, soweit erforderlich, über geeignete Kanäle.

14. Kontakt